Conformité en assurance : quand la donnée partagée devient un levier de maîtrise du risque

Dans le secteur de l'assurance, la conformité mobilise les métiers, la fonction compliance et l'audit interne. Chacun travaille avec ses propres outils et référentiels, si bien que l'information reste encore trop souvent cloisonnée. La décloisonner donne à l'entreprise les moyens de mieux connaître et de mieux maîtriser les risques auxquels elle est exposée.

Un cadre réglementaire exigeant pour les assureurs et réassureurs

Être assureur ou réassureur, c'est évoluer dans un environnement réglementaire dense et en constante évolution : directives anti-blanchiment et futur règlement unifié (AMLR), RGPD, AI Act, DORA, Solvabilité II…

Ces textes ont un point commun : ils imposent de documenter, de tracer et d'être en mesure de justifier de leur respect à tout moment, en interne comme en externe, y compris face au régulateur (ACPR).

Métiers, compliance, audit interne : une conformité partagée

Dans la plupart des structures, la conformité n'est pas portée par une seule équipe. Elle mobilise plusieurs acteurs, à différents niveaux :

• les métiers, juristes ou souscripteurs ;
• la compliance ;
• l'audit interne.

Chacun a sa temporalité, ses référentiels et ses propres outils, quand il ne se contente pas d'un drive partagé, de tableaux Excel et d'échanges d'e-mails. L'information se retrouve alors dispersée et difficile à auditer, ce qui la rend trop souvent sous-exploitée.

Pourtant, cette même information permettrait de mieux connaître, et donc de mieux maîtriser, le risque auquel l'entité est exposée.

Sortir des silos de données grâce à une plateforme commune

Les solutions développées par Dylogy visent précisément à sortir des silos existants, et une image familière suffit pour comprendre leur fonctionnement :

• la plateforme Dylogy fonctionne comme un dossier d'équipe à la racine d'un SharePoint ;
• les apps, parmi lesquelles Analyzer, notre solution d'analyse de contrats par IA, en sont les sous-dossiers, organisés par contrat, par client ou par thématique.

Un dossier d'équipe n'a de valeur que s'il est bien organisé, construit selon les process internes, et si la donnée qu'il contient est fiable. Concrètement, il doit permettre de retrouver l'historique des versions et la version signée d'un contrat, ou encore les validations et diligences effectuées à l'entrée en relation d'affaires.

La plateforme Dylogy organise ce « dossier », c'est-à-dire cette connaissance, pour que chacun puisse ensuite l'exploiter correctement, qu'il soit juriste, compliance officer ou auditeur interne.

Une même donnée, analysée selon la grille de chaque métier

Chaque métier aborde la même donnée avec sa propre grille d'analyse, c'est-à-dire sa liste de contrôles.

• Le juriste vérifie qu'une clause proposée par l'autre partie ne contredit pas son standard interne (son clausier), une norme de référence ou un standard international. Il détermine également si la clause est favorable ou non à l'entité qu'il représente.
• Le compliance officer accompagne les équipes dans l'application des procédures et identifie les risques de non-conformité aux procédures internes et au cadre réglementaire. Par exemple, à l'entrée en relation d'affaires, il contrôle que les informations et documents recueillis sur le client sont complets et cohérents au regard de la procédure de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LCB-FT).
• L'auditeur interne intervient a posteriori, en évaluant sur un périmètre et une période donnés l'effectivité des dispositifs mis en place par les métiers et la compliance. Par exemple, il s'assure que la dernière version de la nouvelle clause éthique du groupe figure bien dans les contrats conclus au cours des 6 ou 12 derniers mois.

Chaque métier conserve ainsi sa grille d'analyse, tout en travaillant dans un seul outil et sur une base de connaissance commune.

Cas pratique : suivre le déploiement d'une nouvelle clause éthique

Prenons l'exemple d'un groupe qui adopte une nouvelle clause éthique. Le juriste l'intègre au clausier et vérifie, lors des négociations, que les versions proposées par les contreparties ne s'en écartent pas. La compliance s'assure que les procédures internes ont été mises à jour et que les équipes les appliquent. Quelques mois plus tard, l'auditeur interne contrôle que la dernière version figure bien dans les contrats conclus sur la période.

Lorsque les contrats, leurs versions successives et les validations associées sont centralisés au même endroit, ce contrôle ne suppose plus de reconstituer l'historique à partir d'e-mails et de fichiers épars. Chaque intervenant s'appuie sur la même source, ce qui permet de faire remonter plus tôt les écarts éventuels.

La conformité, levier de maîtrise du risque

Structurée et partagée entre les métiers, la donnée devient exploitable : les équipes travaillent sur une base commune, chacune selon ses propres critères, et l'entité dispose d'une vue précise et consolidée de son exposition au risque.

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